Resume af evalueringsmøde i Olferts 17. dec. 09

Der var Anders, Jørgen, Aslak, Jakob og Peter. Der var ikke Niller og Lars.

I det kolde hus fandt vi varmen ved køkkenets blus og kassererens medbragte juleøl. Vi forsøgte at kæmpe os igennem den lange dagsorden på to timer, men kunne have brugt det dobbelte. Nogle spørgsmål hænger stadig i luften, men undervejs finder vi nok svarene.

Ved gennemgang af ansvarsområder kom vi rundt om de fleste af de andre punkter.

Jørgen ønsker flere aktivister på listen, det er ikke altid nemt at finde 12 mand, som der er brug for. Madaktivistholdet er lidt på standby.
Jørgen har sparret med Anders omkring booking og vil gerne fortsætte det gode samarbejde. For fremtiden er det altså Anders og Jørgen der booker.
Jørgen er tovholder på lyd og lys, men nu da han også booker er det naturligt at han også siger godav og velkommen til kunstnerne når de dukker op, så han kan besvare deres mulige spørgsmål og servicere dem.

Anders har haft travlt med at komme ind i arbejdet som booker og har efterhånden fået gode kontakter. Det kniber dog at få orkestrene til at sende kontrakter, selvom forårets to koncerter skulle være på plads. M. Frank og Klondyke 6. 2. og Mouritz + Hørslev samt Nillers Mads 28. marts. Anders rykker for kontrakter, så vi kan få lavet PR materiale, begynder at sælge billetter og annoncere. Anders og Peter laver halvårsfolder.
Anders undrede sig over hvor Niller blev af, fra start havde han meldt ud at han ville være med til at booke, men kun med en gang. Lars har været lidt med på en lytter, men ikke reelt involveret. Jørgen har til gengæld sparret. Dog vil Anders gerne kunne trække på Lars erfaring og kontakter.

Aslak har stået for trykning af plakater og vil gerne fortsætte. Vi laver for fremtiden både plakater og flyers. Han tager nu også ansvar for distribution og ophængning. Ophængningslisten er stadig den samme, men der mangler stadig en der tager Svendborg. Jakob vil vist hjælpe. Peter designer stadig plakater, så længe I er tilfredse.
Aslak håber hans nye mobil kan vise mails.

Jakob har meget arbejde op til koncerterne med billetbestilling og besvarelse af mails fra vores mange kunder. Og ikke mindst regnskabet tager tid at passe. Det skal jo gøres rigtigt, det sætter vi alle sammen stor pris på. Faktisk glemte vi helt at klappe, derom senere.
På Jørgens opfordring udvider vi vinrepertoiret, med vin fra brugsen, som Peter køber. Jakob vil stadig gerne købe ind hos Halkjær. Jakob har stået på som kok-kontakt, men er blevet overhalet indenom, derfor overtager Jørgen nu posten. Jakob udmeldte som den eneste at han ikke ønsker at være rullende konferencier. Anders er på til Marie F og Aslak til Hørslev.

Peter vil forbedre billetprogrammet sammen med Jakob. Laver foldere sammen med Anders, og plakater og flyers med Aslak, skriver i kultunaut, når der er kontrakter på bordet, og står for henvendelser på mail til vennekredsen. Han bestiller stadig øl mv hos Niels Brugs, selvom det var oppe at en fra Ulbølle ville være tættere og mere klimavenlig repræsentant, end Peter der kører både egen og Brugsens bil. Peter sætter bar op sammen med Annette, og håber vi til efteråret kan tilbyde en fin fast bar med hul i væggen. Og måske et køkken, hvor vi selv kan fabrikere mad, som vi kan tjene på. Peter er også ansvarlig for at søge midler fra Staten og skal i den forbindelse skaffe skemaer til at afregne 2009. Peter overtager ansvaret for fotos, da han alligevel sætter dem ind på hjemmesiden.

Regnskab. Jakob fremlagde et flot regnskab, der havde fortjent stående hurraer og klapsalver, som han må have til gode. Som hovedpunkt kan nævnes at regnskabet dette første hele år balancerer, selvom huset får 8000 kr. i husleje og scenen er betalt, (Peter skal komme med en regning på husleje). Jakob fremlagde regnskaber for alle fire koncerter, der viste at de tre gav underskud, men Skousen reddede det hele, og var god til at sælge øl og vin. Med 2008 er der nu oparbejdet 7780 kr. i koncertkassen, mens OSV derudover har 5690 kr.

Regnskabet viste også at billetpriserne som vi har sat efter et skøn, hvor 100 betalende skal kunne betale orkesteret, netop var den metode der holdt. Da tilskuddet falder næste år, kommer billetterne til at koste 10 kr. mere. Hvis vi skal øge overskuddet er der tilbage at hæve barpriserne, vi aftalte 18%. Man kan også prøve at tjene på maden, men det er nok nemmere hvis vi selv laver den. Der blev talt om at spare på annoncer, men være bedre til at dele flyers ud og sætte plakater op.
Et uafklaret spørgsmål der blev drøftet var betaling af afholdte udgifter. Peter havde den frækhed at fremlægge en regning på telefon, computer, materialer og ikke mindst kørsel. Da det ikke er kutyme at betale den slags var der mere stemning for frynsegoder som gratis mad og billig bar. Hvis det skal opveje udgifterne, kræver det nok en taxa hjem. Derfor foreslog Aslak at en mere lokal kørte i Brugsen, da han ikke selv har kørekort kunne det så ikke blive ham.

Niller har fra start halvt meldt ud at han kun er aktivist. Dog har han været involveret i booking og været en smule på maillisten. Så Niller, vi vil også gerne høre hvor du står i den nye sæson, har du ikke snart tid til os igen, du er savnet.

Andet
Formøder blev der ikke holdt hver gang, men vi vil gerne forsætte dem, dog uden aktivister.
Var der ikke også andet.

Hvad vi ikke nåede. Et punkt var Ny bar og køkken, orientering fra byggeudvalget. Vi strejfede kun emnet. Jeg havde tænkt at fortælle hvor vi er og hvad ideen med et nyt køkken er. Byggeudvalget undersøger om der kan rejses penge fra fonde, kommunen og sponsorer. Samtidig taler vi med køkkenkyndige og er på vej med en plan over et nyt køkken. Derefter skal der priser på, og udmøntes arbejdsopgaver. Og så vil vi spørge bestyrelsen om de synes vi skal gå videre. Det afgørende herefter er om der er aktive nok der vil hjælpe.
Køkkenet er gammelt og ikke så hygiejnisk at nogen bruger det til madlavning, og opvaskeforholdene er for ringe. Med de 6 bespisninger vi har om året behøver vi ikke være i en smileyordning, men skal dog bygge noget der er nemt at holde rent. Herefter kan folk der lejer huset lave mad, der kan opstå fællesspisning eller folkekøkken om nogen synes. Men der er også muligheden at vi selv i koncertforeningen vil lave den mad vi serverer. Der kan måske ligge lidt overskud her. Anders Kok mener der er 30-40 kr. at tjene på en kuvert, det kunne gå hen og bliver 10000 kr. Følg selv med på hjemmesiden: huset/køkken.

Efterrationalisering.
Kan det tænkes at Aslak overtager indkøbene hos Niels Brugs, og Anders afleverer flasker i brugsbilen efter koncerten. Niels plejer at levere, men holder fri lør/søndag.
Herved sparer Peter både C02 og penge og skal ikke være med både før og efter.

Resumant: Peter